Nimmt die elektronische Patientenakte (ePA) in Deutschland jetzt endlich Fahrt auf? Und wer macht das Rennen um die Pauschalen für den Mehraufwand? Dieser Beitrag fasst den aktuellen Stand vor der Sommerpause 2025 zusammen.
Nach einer Testphase in ausgewählten Modellregionen ab dem 15. Januar 2025 wurde die bundesweite Verfügbarkeit der ePA zum 29. April 2025 freigeschaltet. Seit diesem Datum können alle Praxen und Einrichtungen die ePA 3.0 grundsätzlich nutzen – zunächst auf freiwilliger Basis. Ab dem 1. Oktober 2025 wird der Umgang mit der ePA dann für alle Vertragsarztpraxen verpflichtend vorgeschrieben.
Für die Übergangszeit gelten jedoch noch Ausnahmen. Zwar mussten Ärzte und Psychotherapeuten laut Gesetz schon seit Juli 2021 technisch in der Lage sein, auf die ePA zuzugreifen. Praktisch heißt das: Bis zum Jahresende 2025 wird kein Honorarabzug erfolgen, selbst wenn die ePA-Nutzung noch holprig anläuft. Spätestens zum Jahreswechsel sollten aber alle Praxen startklar sein.
Mit der „ePA für alle“ kommen auf Vertragsärzte konkrete Dokumentationspflichten zu. Gesetzlich ist festgelegt, dass bestimmte medizinische Informationen aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA hochgeladen werden müssen, sofern die Patientin oder der Patient dem nicht widerspricht. Bereits ab Beginn der ePA-Pflicht 2025 sind folgende Dokumente verpflichtend in die ePA einzustellen (erste Stufe):
- Befundberichte – z. B. Bildgebende Diagnostik (Röntgen/MRT-Befunde) und andere Untersuchungsberichte
- Arztbriefe in elektronischer Form (eArztbriefe)
- Laborbefunde (Laborergebnisse, ggf. als PDF-Dokument)
Die Primärdokumentation verbleibt dabei weiterhin im eigenen System; in die ePA werden Kopien der Daten eingestellt.
In den kommenden Versionen der ePA sollen schrittweise weitere strukturiert erfasste Inhalte (MIOs) verpflichtend werden. Perspektivisch werden u.a. Angaben zur Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS), die elektronische Medikationsplan (eMP) sowie der Notfalldatensatz in strukturierter Form. Auch Hinweise auf den Aufbewahrungsort von Organspende-Erklärungen sowie Vorsorgevollmachten sind vorgesehen. Diese Funktionen werden erst mit einem späteren ePA-Release zur Verfügung stehen (geplant im Verlauf von 2026).
Auf Wunsch der Patienten müssen Praxen außerdem zusätzliche Informationen in die ePA eintragen, sofern diese Daten in der aktuellen Behandlung erhoben wurden. Dazu zählen z. B. Daten aus Disease-Management-Programmen (DMP), Dokumentationen aus der Pflege, Reha- und Heilmittelberichte, elektronische AU-Bescheinigungen sowie eine elektronische Kopie der vollständigen Patientenakte (Primärdokumentation) gemäß § 630g BGB.
Die Einführung der ePA wird durch spezifische Vergütungspositionen im Einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM) begleitet. Für den Mehraufwand des Befüllens der ePA können Praxen seit 2025 neue Gebührenordnungspositionen (GOP) abrechnen:
- Erstbefüllung der ePA (GOP 01648): ca. 11,03 € (89 Punkte) – Diese Pauschale kann ein Arzt einmalig abrechnen, wenn er als erster Leistungserbringer überhaupt ein Dokument für den Patienten in die ePA. Ist also noch kein Eintrag in der Akte vorhanden, honoriert die KV den erstmaligen Upload mit diesem Betrag (gilt arzt-, zahnarzt- und psychotherapeutenübergreifend jeweils nur einmal pro Patient).
- Weiteres Befüllen der ePA im Behandlungsfall (GOP 01647): ca. 1,86 € (15 Punkte) – Diese Position ist für jede weitere Befüllung abrechenbar, allerdings nur einmal pro Behandlungsfall (Quartal). Damit wird die routinemäßige Einstellung von Dokumenten in die ePA pro Quartal pauschal vergütet, unabhängig von der Anzahl der Dokumente.
- Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt (GOP 01431): 0,37 € (3 Punkte) – Diese Mini-Pauschale kann berechnet werden, wenn Daten in die ePA eingestellt werden ohne dass ein Patient dafür in der Praxis ist (z. B. nachträgliches Hochladen eines Befunds). Sie ist allerdings nur in Kombination mit bestimmten Telemedizin-/Betreuungsleistungen ansetzbar und max. viermal im Arztfall (nicht mehrmals am selben Tag).
Wie die KBV mitteilt, hat der Bewertungsausschuss die Prüffrist für die bestehenden ePA-Leistungen um ein Quartal bis Ende September verschoben. Mögliche Anpassungen sollen erst zum 1. Oktober kommen. Die Ärzte Zeitung rät: „Die Zahl der Akten, die im Sinne der EBM-Nummer noch nicht als befüllt gelten, nimmt logischerweise mit jedem Tag ab. Wahrscheinlich ist, dass im jetzigen dritten Quartal die letzte Chance besteht, in großer Häufigkeit die GOP 01648 abzurechnen.“ Und rechnet aus, dass bei der Erstbefüllung für 1000 Patienten da stattliche 11.030 Euro zusammenkommen. Mal sehen, wer das Rennen macht.
Text: Reinhard Merz
Bild: chatGPT für arztCME
